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すぐできる、OB訪問メールの書き方(書き順付き)

OB訪問の準備ができたら依頼メールを作成します。メールに盛り込むべき内容を、書き順付きで解説しますので作成してみましょう。

OB訪問 依頼メールの書き方

 マニュアル本や就活関連サイトにテンプレートが載っていますので、コピペで利用すれば失礼のないものにはなります。

しかしコピペでは内容が薄くなったり、全く没個性のものになってしまいます。「就活の答え」では以下のポイントをおさえてオリジナルをつくってから、就活本・マニュアルのテンプレートと比較・チェックして完成させることをお勧めしています。ビジネスメールの書き方の練習にもなりますので、まず自分で作成してみてください。

依頼メールで押さえるべきポイント(書き順つき)

件名:「OB(OG)訪問のお願い」

本文内容:

  1. あて先:正式社名(前株か後株かを間違えないように)部門名(正式セクション名は正確に。○○部 ○○課まで)名前 (フルネームで正確に。伊藤・伊東、渡辺・渡邊など同音で違う漢字や旧漢字・人名漢字を注意すること。間違っている場合は失礼な印象をあたえます)
  2. 自己紹介:相手を知らない場合は「はじめまして。突然のメールで申し訳ございません。○○大学○○学部○○学科の○○○○(フルネーム、読みにくい場合は かなを併記)と申します。」旧知の先輩の場合ははじめましては不要。
  3. 個人情報取得の経緯の記載:「○○より○○様のご連絡先を紹介して頂きました」のように、どうやって個人情報を得たのかを正確に伝えます。旧知の場合は不要です。近親者・友人から紹介していただく場合は、あらかじめ近親者・友人に訪問対象者の個人情報開示の許可を得ることが前提になります。(近親者・友人に『○○大学の○○(ななたの名前)が○○(訪問対象者)に就活のOB・OG訪問の依頼連絡をすると思うけどいいよね』というの事前許諾の連絡でも良いです。)
  4. まず用件を伝えます:「お忙しい中恐縮ですが、○○様に是非OB(OG)訪問をさせていただきたく、メールいたしました」
  5. OB訪問を希望する理由を説明します:テンプレートに頼らず自分の動機を説明しましょう。どうしてもうまく書けない場合はテンプレートを流用してください。理由を述べた後は「ぜひ○○様のお話を伺いたく、ご連絡させていただきました。」の結びで大丈夫です。
  6. 訪問日時の打診:こちらの希望の日程を必ず複数(3つ)を開始時刻・終了時刻の幅を特定して提案してください。午前中・午後・午後早目などのあいまい表現はNGです。また朝一番や午後一番など、忙しい時間帯ををこちらから指定するのは避けましょう。午前であれば10時以降が常識の範囲です。また昼の時間帯の可能性もありますので、昼またぎはOKですが、その場合でも午前11時から午後15時のように余裕を持たせてください。正午から14時の間のようなランチの時間帯ピンポイントはNGです。「上記より○○様のご都合のよい時間・場所をご指定いただき、ご返信いただければ幸いです。」で結びます。
  7. 候補以外に可能性のある日時を尋ねる:3つの候補を提案しても、忙しい社会人はすべて予定が埋まっている場合があります。その場合をフォローする文章をそえておきましょう。「もし上記日時の御予定が埋まっている場合は、可能であれば○○様のご都合のつく日時をいくつかご教示いただけないでしょうか」という内容になります。ピンポイントで指定されても、あなたが対応できない場合があるので、複数の候補をもらえるようにしてください。
  8. お礼の言葉で結ぶ:「お忙しい中誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します」で大丈夫です。
  9. 署名・連絡先情報をフルで記載する:「大学名・学部名・学科名・フルネーム・メールアドレス・携帯メール番号・自宅電話番号・住所」を記載しておきましょう。アウトルックであれば署名を作成しておけばその都度打つ手間が省けます。

下書きが書けたら、誤字脱字がないかどうか、メールアドレスが正しいかなどの校正をしてください。近親者がいる場合はチエックしてもらうのも良い方法です。

アポイントが決まれば次のステップ、返信メール、質問の事前メールの作成に進みます。

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