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OB・OG訪問の「お礼・確認メール」はこれで解決【例文付き】

OB・OG訪問 お礼メールの書き方

OB・G訪問の承諾を得て、約束の日時の連絡を受け取ったら、必ず確認の目的でお礼のメールを出しましょう。

ビジネスの世界でもよくあるのですが、相手の操作ミスや思い違いでメールを送ったつもりが送られていない場合、あるいはメールサーバーの不具合でメールの送受信ができないことがあります。

またメールはOne Wayのコミュニケーションツールのため、こちらが送ったはずのメールを相手が見落とす場合も多々あります。

就活で必死の学生が、訪問のお願いに対する返信メールを見逃すことは常識的にありえないことですが、相手に対し「メールを受け取りました」「内容を確認いたしました」「ご返信いただきありがとうございました」という確認とお礼のメールを出すことは常識です。

それによってOB・OGは自分の送ったメールが、確実に相手に読まれたことを確認できるのです。特に初対面の面会の場合は必ず行ってください。

相手の返信内容によっては、こちらが欲しい情報が不足している場合もあります。その場合はお礼メールの際、不明点を再度確認しましょう。

確認・お礼メールの書き方は以下の例を参照してください。

OB・OG訪問: 面会アポイントメントのお礼メールの書き方

必要な要素を順番に解説していますので、以下のフォーマットを参考に作成してください。

件名:○○大学○○○(名前):OB(OG)訪問・面会の件

  1. あて先:正式社名 (前株か後株かを間違えないように)部門名(正式セクション名は正確に。○○部 ○○課まで)名前(フルネームで正確に。伊藤・伊東、渡辺・渡邊など同音で違う漢字や旧漢字・人名漢字を注意すること。間違っている場合は失礼な印象をあたえます)
  2. メール返信の御礼と再度送信者を明確にします:お忙しい中OB(OG)訪問のご承諾をいただき誠にありがとうございました。○○大学○○学部○○学科の○○○○です。
  3. 面会の日時・場所を再確認します:それではお言葉に甘えまして下記日時・場所に○○様を訪問させていただきます。
    • 日時:○○○○年○○月○○日 午後○○時○○分
    • 場所:○○○○
    • 面会予定時間:○○分
    • 面会方法・待ち合わせ方法の確認
      • 面会が会社で行われ、受付を通す場合は特に問題になることはありませんが、ビジネス時間以外の場合(5時30分以降)で受付がいない場合や、会社によっては常時受付に人がいない場合も多いことを知っておきましょう。
      • 会社以外での待ち合わせの場合、初対面ではお互いに相手を見分ける必要があります。相手の携帯番号がメールに記載されている場合は、「面会場所についたら、こちらから携帯にご連絡するかたちでよろしいでしょうか」と面会連絡方法の確認をいれます。もちろん自分の携帯番号の連絡は必ずしておきましょう。
      • 相手の携帯連絡先が開示されていない場合は、いきなり相手の携帯電話番号を教えてほしいとお願いするのではなく、まず自分を判別する方法を述べてから、「さしつかえなければ」というかたちで聞くのであれば失礼ではありません。
      • 「当日私は○○色のリクルートスーツで、目印として○○色のモバイルPCを持ってお待ちいたします。また私の携帯番号は、○○となります。さしつかえなければ念のため○○様の当日のご連絡先をご教示ください。」という感じで自分を判別できる情報を入れておきましょう。
  4. 事前に質問を連絡する旨の連絡をしましょう:面会まで日がある場合は、面会3日前までにお聞ききしたい質問をまとめて再度メールする旨を連絡します。面会まで1週間を切っている場合は、面会の確認メールで質問内容を箇条書きにしておきましょう。約束のリマインダーにもなります。
  5. お礼の言葉で結びましょう:「お忙しい中、誠に恐縮ですが何卒よろしくお願い致します」で大丈夫です。
  6. 署名・連絡先情報をフルで記載します:「大学名・学部名・学科名・フルネーム・メールアドレス・携帯メール番号・自宅電話番号・住所」を記載しておきましょう。アウトルックであれば署名を作成しておけばその都度打つ手間が省けます。
送信ボタンを押す前に必ず読みなおして誤字・脱字を防ぎましょう。誤字・脱字があるとせっかくの誠意が台無しになります。

次はOB・OG訪問後のお礼メールの書き方を解説します。

OB・OG訪問後のお礼メールの書き方(例文付き)

OB・OG訪問後、24時間以内に必ず送りましょう。それ以降だと記憶も印象も薄れてしまいますし、何より貴重な時間をとってもらった御礼の気持ち、誠意を伝える上で大切なマナーです。以下のメール文を参考にしてください。

件名:OB(OG)訪問の御礼:○○大学 ○年 ○○○○(フルネーム)

  1. あて先:正式社名 (前株か後株かを間違えないように)部門名(正式セクション名は正確に。○○部 ○○課まで)名前(フルネームで正確に。伊藤・伊東、渡辺・渡邊など同音で違う漢字や旧漢字・人名漢字を注意すること。間違っている場合は失礼な印象をあたえます)
  2. 面会の御礼と再度送信者を明確にします:先日○○月○○日○○様を訪問させていただいた○○大学○○学部○○学科の○○○○です。当日はお忙しい中お時間をとっていただき誠にありがとうございました。
  3. 面会での重要なポイントを挙げて志望意欲を表明します:○○様からお聞きした○○○に関する○○○、また○○○のアドバイスに大変感銘を受け、益々御社で自分を活かしたいとの意を強くしました。○○様からいただいたアドバイスを活かして今後の就職活動に全力を尽くす所存です。
  4. 最後に再度お礼を述べます:お忙しい中、誠にありがとうございました。今後ともよろしくお願い申し上げます。
  5. 署名・連絡先情報をフルで記載します:「大学名・学部名・学科名・フルネーム・メールアドレス・携帯メール番号・自宅電話番号・住所」を記載しておきましょう。アウトルックであれば署名を作成しておけばその都度打つ手間が省けます。
    • 訪問後の御礼メールはあまり長くなり過ぎないようにしましょう。基本的に一回完結がマナーですが、訪問時に相手から「今後も何かあったらメールしてよい」等のオファーがあった場合は「就活を進めるにあたり、どうしても○○様に再度お聞きしたいことがある場合は、お言葉に甘えて再度ご相談させていただければと存じます。その節は何卒よろしくお願いいたします。」という文脈でフォローを入れておきましょう。
最後に送信ボタンを押す前に必ず読み直して誤字・脱字を防ぎましょう。誤字・脱字があるとせっかくの誠意が台無しになります。

それほど難しい内容ではないので一度下書きしてから推敲してテンプレートを作っておきましょう。あとはそれを応用していけば時間の節約になります。

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