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これで安心。OB訪問、電話のかけ方 【トーク台本有り】

OB訪問電話のかけ方

OB(OG)訪問*の面会の約束を、電話でとる場合の電話のかけ方を解説します。(*以下OB訪問でOGも含むものとします)

大学の就職課やキャリアセンターにOBの名簿があり、電話番号が記載されている場合は直接電話で面会の約束をとることも可能です。

しかし初対面の学生が相手の好意に依存して便宜をいただくので、きちっとした電話のマナーが必要です。相手に気持ちよく受けていただけるように電話をしましょう。電話トークのフローを解説しますので、参考にしてください。

ただし先方の状況も千差万別のため、必ずこのフロー通りにはならないのが現実です。「就活の答え」では、セリフだけ掲載している他のマニュアルとは違い、応用が利くように何故それが必要なのかを解説します。ぜひ活用してください。

OB訪問 電話のかけ方とフローの解説

  1. 一言目は挨拶から入ります。相手が電話を受けるということは、行っている仕事を一時的に遮断することになります。会社によっては代表電話がなく、セクション直通、もしくは個人へのダイヤルインの場合もあります。どの場合でも「お忙しいところ失礼いたします」から入りましょう。

 

  1. 自分が誰かをまず名乗ります。いきなりこちらの要件(この場合○○さんへOB訪問の面会の約束を取りたいという目的)を話すのは失礼な印象を与えます。第一この段階では相手が○○さんでない可能性のほうが多いのです。まず「私は○○大学の○○○○(フルネーム)と申します」と名乗りましょう。そのことにより、相手には「学生からの電話=就活関連」であろう、ということが伝わります。

 

  1. 相手の所在を確かめます。「○○課の○○○○(フルネーム)様はいらっしゃいますか」と相手の所在を尋ねます。明らかにダイヤルインである場合「○○課の○○○○様でいらっしゃいますか」と、直接本人かどうかを尋ねることもできますが前者の方が無難です。

 

  1. 直接目的の相手と話せない場合:ビジネスの世界では一回の電話で直接話せないことが普通です。相手が会議中、外出中、離席中、出張中、理由は不明だが不在など、様々な理由があります。通常の場合、電話に出た人が何々の理由で電話に出られないという説明をしてくれます。その場合は「再度こちらからお電話いたしますので、○○様がお席に戻られるお時間を教えていただけますか」「再度お電話いたしますので何時ごろお席に戻られるかご存知でしょうか」と尋ねます。時間の目安を教えてもらえれば、再度その時間か少し後(5~10分後)に電話します。「それでは○○時以降に再度お電話いたします。ありがとうございました」とお礼を言って電話を切ります。

 

  1. 相手が取り次ぎを申し出てくれた場合:こちらが「○○課の○○○○(フルネーム)様はいらっしゃいますか」と尋ねた後、相手が「お待ちください。お電話を回しましょうか」「少しお待ちください」(目的の相手が社内にいる場合)と申し出てくれた場合は「お願いします」と取り次ぎを依頼しましょう。

 

  1. 相手が出た後のフロー:相手が直接出てくれた場合は、既に自己紹介しているので不要ですが、取り次いでもらった場合は再度「お忙しい中失礼いたします。○○大学の○○○○(フルネーム)と申します。」と自己紹介します。

 

  1. 個人情報をどうやって知って電話をかけたのかを説明し、目的を告げ、今電話をしていて問題ないかの承諾をいただきます。「○○大学のキャリアセンターのOB名簿で○○様のお名前がございましたので、本日はOB訪問の件で電話させていただきました。只今電話させていただいてよろしいでしょうか」「○○の○○様からご紹介をいただき・・・」など個人情報取得の経路を説明した後、OB訪問という本題に入ってください。全く知らない相手からの電話は警戒するものです。正式なルートで紹介を受けているという事実を伝えることは、その後の目的説明をスムーズに導きます。「只今電話させていただいて、よろしいでしょうか」の許諾は、電話の目的を伝えてから行いましょう。現在の相手の状況で、OB訪問という少し込み入った話ができるかどうかを確認します。社内会議中にも拘わらず電話をとるケースもあるのです。その場合落ち着いた会話はできませんので、電話を掛けなおせる時間を聞きましょう。「再度お電話させていただいてもよろしいでしょうか?何時であればご都合がつきますでしょうか」という聞き方になります。電話では相手の状況を慮る気遣いが必要なのです。

 

  1. OB訪問の理由を述べて依頼を行います。「私は○○業界を研究(志望)しており、中でも御社に大変魅力を感じております。ぜひ○○様からお話を伺いたく、ご連絡させていただきました。大変お忙しい中恐縮ですがOB訪問のお時間をいただけないでしょうか」という内容になります。電話なので、必要十分な情報を端的に話しましょう。相手がより具体的にOB訪問で何を聞きたいのかを質問してきた場合は、リストアップしている質問の中から、最も聞きたい質問を1-2問手短に説明してください。

 

  1. 相手が受諾してくれた場合の応答:まずお礼を告げてから、具体的な日時と面会場所を決めるフローに入ります。その際、必ずこちらから候補の日幅と時間の幅を3つ申し出てください。もちろん都合にもりますが、相手が最も受諾しやすいパターンは連続の3日、同一の時間帯で時間幅3時間以上を目安にしてください。バラバラの日程、時間帯では勘違いするリスクが高まります。
  • 月○日(○曜日)~○月○日(○曜日)の3日間
  • ○時(開始時刻)から○○時(終了時刻)の○時間(面会希望所要時間)のように、できるだけ分かりやすいパターンを提案しましょう。場所については、「御社を訪問させていただいて、よろしいでしょうか」と確認します。

 

  1. OB訪問は承諾されたが、先方が具体的な予定を今決められない場合もあります。その場合は相手のメールアドレスを聞いて、「それでは具体的な日時の候補に関してはこちらから改めてメールさせていただきますので、○○様のメールアドレスを教えていただけますでしょうか」とメールでフォローする許諾をとってください。本来アポイントメントは、電話など口頭のみで行うのはお互いに記憶違いなどが発生してトラブルのもとです。ビジネスの世界ではメールで確認を行うのが常識です。先方がOB訪問自体は承認しているので、この状況でメールアドレスを聞くのは失礼になりません。

 

  1. 予約を復唱しメールアドレスを聞きます。面会の日時、場所をこちらから復唱します。「それでは○月○○日 ○○時に○○に伺います。当日、あまりお時間をお邪魔しないように、あらかじめ簡単な質問リストをお送りしたいと存じます。差支えなければ○○様のメールアドレスをご教示いただけないでしょうか」という内容になります。

 

  1. 最後にお礼でクロージングします。「本日はお忙しい中、ご対応をいただきありがとうございました。当日はよろしくお願い申し上げます。それでは失礼いたします」というフローです。

ビジネスの世界においては当然のことですが、面会の約束をとるだけでも、「相手を気遣う」マナーが必要なのです。このコラムを参考に、コピペでも良いので電話をする前に台本を作っておきましょう。可能なら親や社会に出ている近親者にチェックしてもらいましょう。敬語の使い方は慣れていないとおかしなことになっている場合があるし、書いた本人では気が付きません。近くに頼める人がいれば、恥ずかしがらずにお願いしてみてください。

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