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【メール例文付き】就活メールの基本とマナーを覚えて失敗をなくそう

就活に関するメールのやり取りは、社会人相手にビジネス上のやりとりを行う「はじめの一歩」です。

就活は学生の皆さんにとっては、「ビジネス」という感覚はないでしょうが、企業にとっては人材の採用という大切なビジネスの一部なのです。

そこで取り交わされるメールのやり取りは、基本的にビジネスマナーにのっとったものであり、学生が友人同士でやり取りするものとは全く別のコミュニケーションになります。

就活を進めていく上で、企業の採用担当と適切なメールでのコミュニケーションができることも、就活に必要なスキルです。

「メールなんて簡単」と自信がある人でも、思わぬ失敗をしてしまうことがあります。この記事では、失敗しないための、就活メールに関する基本とマナーを解説します。

メールは送信して開封されてしまえば取り返しがつかない

ビジネスでもたまに起こることですが、ついうっかり「送るべきではない情報」を送信してしまうということがあります。

相手を間違えて送信してしまう、社内のやり取りが外部に流失してしまう、などビジネス上のメールの失敗は意外に多いものなのです

特に「ビジネスメール」に慣れていない就活生の皆さんは、メールの扱いには注意を払っておきましょう。

でも大丈夫です。

就活メールの基本とマナーさえ理解して、それを注意深く運用すれば失敗は防げます。

最初に就活メールの基本形を身につけましょう。

就活メールの基本形を習得しよう

就活メールには守るべき基本的な型があります。まずその型をマスターして、様々な場合に応用していけば良いのです。ビジネスメールは用件を簡潔に、かつ丁寧に伝えるものであることを常に頭に入れておいて下さい。

就活メールの基本形として覚えるのは以下のフォーマットです。

件名:用件を明確に書き、自分の氏名と大学名を入れる

  • 件名欄の例:二次面接の日程:〇〇 〇〇(氏名) 〇〇大学
  • 件名欄の例:採用選考辞退のお願い:〇〇 〇〇(氏名) 〇〇大学

 

本文:メールを送る相手の社名、所属、宛名を正確に書く

  • 株式会社〇〇〇〇 もしくは 〇〇〇〇株式会社 ⇒(株)と略さない。株式会社が前につくか後につくかをチェックして正確に書く
  • 〇〇部 ○○課 ⇒担当者の所属を正確に書く
  • 〇〇様 ⇒担当者の氏名が分かっていれば苗字に様をつけて宛先とする。氏名が分かっていない場合は「採用ご担当者様」とする

 

本文の出だし:定形のあいさつ文を入れ、自分の所属(大学名・学部名)と姓をいれ発信者を明確にする

  • はじめてメールをする場合:お世話になります。〇〇大学〇〇学科の○○ ○○(氏名)と申します。
  • 二回目以降のやり取り:お世話になっております。〇〇大学〇〇学科の○○(姓)です。

 

本文:用件に関するお礼の言葉を短く述べ、伝えたい内容を簡潔に記載する

この度は面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

いただいた候補の日程のうち、以下の日時でしたら御社にお伺いすることが可能です。

・○月○日(○)○○:○○~○○:○○

・□月□日(□)□□:□□~□□:□□

お忙しいところ恐れ入りますが、面接日時のご連絡をお待ちしております。

 

締めの挨拶文:用件(伝えたい内容)のあとに定型の挨拶文を入れて文を締める

  • 例:何卒よろしくお願いいたします。
  • 例:よろしくお願い申し上げます。

上記は最も汎用性のある例ですが、状況によっては別の定型文、例えば「取り急ぎ、御礼申し上げます」、「ご手配のほど、よろしくお願いいたします」の表現の方が適切な場合もあります。メールに慣れてきたら使い分けて下さい。

 

署名:送信者の署名を入れます。要素は大学名、学部名、氏名、メールアドレス、携帯番号

メーラーに署名を登録しておくと便利です。

=======================
〇〇大学 〇〇学部
〇〇 〇〇(氏名)
XXX.XXXXX@gmail.com
携帯番号: 000-0000-0000
=======================

上記をまとめると以下のようなメールの基本形が出来上がります。

件名:二次面接の日程:〇〇 〇〇(氏名) 〇〇大学

 

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 ○○課
〇〇様

 

お世話になっております。〇〇大学〇〇学科の○○(姓)です。

この度は面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

いただいた候補の日程のうち、以下の日時でしたら御社にお伺いすることが可能です。

  • ○月○日(○)○○:○○~○○:○○
  • □月□日(□)□□:□□~□□:□□

お忙しいところ恐れ入りますが、面接日時のご連絡をお待ちしております。
よろしくお願い申し上げます。

 

=======================
〇〇大学 〇〇学部
〇〇 〇〇(氏名)
XXX.XXXXX@gmail.com
携帯番号: 000-0000-0000
=======================

尚、企業とのやり取りにおいて郵送する機会がある場合は、署名欄の最後に自宅の住所を入れておくと良いでしょう。

==================================
〇〇大学 〇〇学部
〇〇 〇〇(氏名)
XXX.XXXXX@gmail.com
携帯番号: 000-0000-0000
〒000-000
東京都〇〇区〇〇 000-000 XXXXX  000
===================================

就活メール文を書く時に守るべきルールとマナーを実践しよう

メール文を書く際は以下の点に注意して書きましょう。

メールを書くルール

就活メールは以下のルールを守って書きましょう。

  • 一文を30文字から35文字程度にして、一つの文で複数の要素を入れず、シンプルで分かり易い文にしよう
  • 件名は全体で15文字程度に収めること
  • 一要素ずつ改行して、全体を読みやすくすること
  • 一段落、一用件で書く。複数の内容を一つの段落に入れないこと
  • HTMLメール、リッチテキストメールは使用せず、プレーンテキストメールに統一
  • 当然ですが、絵文字やWeb特有の用語法、(笑い)等は使用しない
  • 囲み英数字やローマ数字などは上手く表示されず、文字化けする可能性があるので使用を避ける
  • 誤字脱字はNG。送信ボタンを押す前に必ず校正、チェックを実施
  • 固有名詞に最新の注意を払って正確に書く(相手の氏名の漢字、社名等)
  • ご送信を防ぐために、送信アドレス(相手のメールアドレス)は送信する直前に送信欄に入力
  • 特定の相手が、返信機能を使って連絡してきた場合は、その返信で返すのが原則。その際、件名欄に残るRe:〇〇はそのまま残す。件名は変更しない
  • 返信メール機能でのやり取りの履歴は削除せず、そのまま残してやり取りすること(相手が削除してくれば、削除された状態で継続。自分からは削除しない)
  • やり取りが多岐にわたり、件名欄にRe:Re:Re:Re:が多くなり過ぎた場合は、件名が見切れてしまわないように2つを残してRe:を整理する
  • 採用担当が送ってきたメールのcc欄にほかの人のメールアドレスがある場合があります。その場合はメールアドレスをチェックして、その企業のメールアドレスであれば「全員に返信」で返信するのが原則です。稀に採用担当がミスをして無関係の人をccに入れている場合もないとは言えません。念のため送る前にチェックをして、明らかにおかしいと思った場合は担当だけに返信しよう
  • 全てのメール(過去のメール)は削除せず残す(事実関係の履歴証明とするため)
  • 志望企業ごとにホルダーメールを振り分けて管理しよう

メールを送る時基本マナー

以下はメールを送る際におさえておくべき基本のマナーです。

  • 自分のメールアカウントは就活専用のものを作り、PCからの送受信を基本にする
  • スマホのキャリアの個人アドレスを使用せず、gmailやoutlook等のフリーメールで就活専用のメールアカウントを使用して、PCとスマホで共有する
  • 就活専用アドレスはふざけたアドレスにせず、氏名の略称や数字を組み合わせた無難なものとする
  • 時間がなく、スマホからメールを返信せざるを得ない時でも、上記の基本形を守ること
  • 送信時間はビジネスアワー:基本8時から5時、遅くとも6時までに行うこと
  • 深夜の送信はしない:どうしても遅くなる場合は翌朝8時以降で遅くとも午前中には返信する。金曜日夕方に受信したメールを金曜日に返せない場合は、土曜日の朝に返信すればよい
  • メールを受信した時間から、24時間以内には返信すること。どうしても他との調整が必要で明確な答えができない場合は、「確実に返答できる最短の日時」を明記して、その時までに返答する旨の一報をいれること

状況別の就活メールテンプレートを応用しよう

以下に状況別で、就活メールの典型的な例をテンプレートを作成しました。基本形として参考にしながら自分の状況を上手くあてはめ、アレンジして使用してください。

会社説明会に関連する用件を伝えるメールのテンプレート

件名:〇〇〇〇年新卒向け会社説明会:〇〇 〇〇(氏名) 〇〇大学

 

株式会社〇〇〇〇
〇〇部
採用ご担当者様

 

はじめまして。私は、〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇と申します。

〇〇〇〇年新卒採用説明会につきまして、お願いがありメールにてご連絡を申し上げます。

 

貴社の業務に大変興味があり、お仕事の様子を見学させていただきたく見学会ご開催などのご予定がございましたら、是非参加させていただきたいと考えております。

 

お忙しいところ大変恐縮ですが、もしそのようなご計画がありましたら、ご連絡をいただければ幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

=======================
〇〇大学 〇〇学部
〇〇 〇〇(氏名)
XXX.XXXXX@gmail.com
携帯番号: 000-0000-0000
=======================

エントリーシート提出を伝えるメールのテンプレート

件名:○○年新卒採用エントリーシート提出:〇〇 〇〇(氏名) 〇〇大学

 

株式会社〇〇〇〇

〇〇部

採用ご担当者様

 

お世話になります。私は、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。

○○○○年新卒採用のエントリーシートご提出のため、ご連絡いたしました。

貴社へのエントリーシートを○○〇形式にて、本メールに添付してお送りいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、ご査証いただければ幸いです。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

 

=======================
〇〇大学 〇〇学部
〇〇 〇〇(氏名)
XXX.XXXXX@gmail.com
携帯番号: 000-0000-0000
=======================

面接の日程調整を伝えるメールのテンプレート

件名:〇次面接の日程:〇〇 〇〇(氏名) 〇〇大学

 

株式会社〇〇〇〇

〇〇部 ○○課

〇〇様

 

お世話になっております。〇〇大学〇〇学科の〇〇(姓)です。

この度は面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

いただいた候補の日程のうち、以下の日時でしたら御社にお伺いすることが可能です。

  • ○月○日(○)○○:○○~○○:○○
  • □月□日(□)□□:□□~□□:□□

お忙しいところ恐れ入りますが、面接日時のご連絡をお待ちしております。

よろしくお願い申し上げます。

 

=======================
〇〇大学 〇〇学部
〇〇 〇〇(氏名)
XXX.XXXXX@gmail.com
携帯番号: 000-0000-0000
=======================

内定保留のお願いを伝えるメールのテンプレート

件名:新卒採用の内定保留のお願い:〇〇 〇〇(氏名) 〇〇大学

 

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 ○○課
〇〇様

 

お世話になっております。〇〇大学〇〇学科の○○(姓)です。

先日は○○○○年新卒採用の内定をいただき、ありがとうございました。

 

大変恐縮ですが、貴社からの内定を保留させていただきたく、ご連絡をいたしました。

入社のお返事に関して、○月○日までの猶予をいただきたく、お願い申し上げます。

 

貴社への入社を前向きに考えておりますが、現在受けております他社の選考が、○月○日に終了する予定でございます。人生を左右する重大なことなので、勝手ながらその結果を待ち、最後まで納得のいく判断をしたいと考えております。

お忙しい中、ご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんが、ご理解いただければ幸いです。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

=======================
〇〇大学 〇〇学部
〇〇 〇〇(氏名)
XXX.XXXXX@gmail.com
携帯番号: 000-0000-0000
=======================

内定辞退を伝えるメールのテンプレート

件名:新卒採用の内定辞退のご連絡:〇〇 〇〇(氏名) 〇〇大学

 

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 ○○課
〇〇様

 

お世話になっております。

○○大学○○学部○○学科の○○○○○(氏名)です。

先日(本日)貴社より内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。

このような機会をいただきながら、大変心苦しく、申し訳ないのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、お詫びのご連絡を差し上げました。

 

内定のご連絡をいただいた後、再度深く自分の就職活動の軸を見直した結果、この決断に至りました。

 

貴重なお時間を私のために割いていただき、評価していただいたにもかかわらず、このようなご返事となってしまい誠に申し訳ございません。心よりお詫び申し上げます。

 

本来なら、直接お伺いしてお詫びを申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりましたことをご了承頂きたくお願い申し上げます。

○○様から頂いたこれまでの心配りに大変感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

 

=======================
〇〇大学 〇〇学部
〇〇 〇〇(氏名)
XXX.XXXXX@gmail.com
携帯番号: 000-0000-0000
=======================

内定承諾を伝えるメールのテンプレート

件名: 〇〇年新卒採用の内定承諾のご連絡:〇〇 〇〇(氏名) 〇〇大学

 

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 ○○課
〇〇様

 

お世話になっております。

○○大学○○学部○○学科の○○○○○(氏名)です。

先日は、○○○○年新卒採用の内定をいただき、誠にありがとうございました。

是非、内定をご承諾したく、ご連絡いたしました。

まだまだ未熟者ですが、一日も早くお役に立てるよう、日々精進して参ります。

今後ともご指導ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

 

=======================
〇〇大学 〇〇学部
〇〇 〇〇(氏名)
XXX.XXXXX@gmail.com
携帯番号: 000-0000-0000
=======================

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まとめ

社会人一歩手前でも、適切なビジネスメール、ビジネスコミュニケーションができることは、選考にも必ずプラスに働きます。

適切なメールコミュニケーションでビジネスパーソンとしての素養、社会に出る意識の高さをさりげなくアピールしましょう。

逆にメールの応答がいい加減で、マイナス評価をくらうのはとてももったいないことなのです。

この記事に書いた基本を守るだけで、殆どの心配、不安は解消できます。基本的なことは素早く取り入れ、就活をスムーズに展開していきましょう。

  • メールは送信して開封されてしまえば取り返しがつかない
  • 就活メールの基本形を習得しよう
  • 就活メール文を書く時に守るべきルールとマナーを実践しよう
    • メールを書くルール
    • メールを送る際のマナー
  • 状況別の就活メールテンプレートを応用しよう

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