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内定辞退メールの書き方(テンプレート付き)

内定辞退の連絡は早く入れよう

あなたが複数の内定・内々定を獲得した場合、あなたが最も入りたい会社を残して、それ以外は早めに内定を辞退しましょう。

入社する気のない会社の内定をズルズル持っていることは、誰に対しても、何にも良いことはなく、マイナスです。

企業側は採用予定人数を確保しなければならず、あなたに替わる候補を選び直さなければなりません。ある程度内定を辞退される割合を見込んでいても、余計な手間はかかります。あなたの連絡が遅れれば遅れるほど調整が複雑になってしまいます。

内定を出してくれた会社に、入社したいと思っている学生は沢山いるはずです。その人達の機会をつぶすことにもなってしまいます。

内定辞退をするのであれば、引き伸ばせば引き延ばすほど、あなたに精神的な重圧がかかってきます。企業側も内定辞退の連絡がない場合は、内定を承諾したものと見なしています。

内定辞退をする決断をしたら速やかに連絡を入れて下さい。

電話とメールどちらが良いか

内定辞退の連絡は電話で入れるのが基本です。電話で連絡した場合でも、万が一のトラブルを避けるために、その後必ずメールでフォローしましょう。はっきりとした意思表示を記録に残すたです。

内定の連絡が、メールのみできた場合や、電話しても人事担当者が一回でつながらない場合は、「それでは○○様に、内定辞退の件でメールをお送りすることをお伝えください」と伝言を残して内定辞退メールを送りましょう。

どんな状況でも内定辞退のメールは必要と思ってください。メールを送ることは電話でお断りと、謝罪をするより、はるかに精神的なプレッシャーが少なくてすみます。費用と時間を割いて選考を続け、あなたを評価して内定を出してくれた企業に対しての最低限のマナーとして必ず実行しましょう。

ビジネスマナーとしては、メール送信後少なくとも一回は電話を入れましょう。電話に出てもらえれば誠実にお詫びを伝え、電話がつながらなければ内定辞退の件でお電話しましたという伝言を残してください。

そこまでやれば、誠意を尽くしたことになります。何かあれば先方からコンタクトがあるはずです。先方からコンタクトがなければ内定辞退の件は完了です。先方から電話があれば誠実に対応するのみです。何を言われても、動揺せず、ひたすら謝っておきましょう。

内定辞退メール(テンプレート)

内定辞退メールは以下の要素を入れて書きます(テンプレート参照)

  • 【件名】内定辞退のお詫び
  • 宛先になる相手の所属名称と氏名
  • 挨拶
  • 自分の大学と氏名
  • 内定・内々定を出してくれたことに対するお礼
  • 内定・内々定を辞退することをお詫びする
  • 内定・内々定を辞退の理由
  • 再度のお詫び
  • 〆の挨拶
  • 【署名欄】自分の氏名、所属、住所、電話番号、メールアドレス

内定辞退メール(テンプレート)

 

【件名】内定辞退のお詫び

 

○○○ 株式会社

○○部○○課

○○ ○○ 様

 

お世話になっております。

○○大学○○学部○○学科の○○○○○(氏名)と申します。

先日(本日)貴社より内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。

このような機会をいただきながら、大変心苦しく、申し訳ないのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、お詫びのご連絡を差し上げました。

内定のご連絡をいただいた後、再度深く自分の適性を考えた結果この決断に至りました。

貴重なお時間を私のために割いていただき、評価していただいたにもかかわらず、このようなご返事となってしまい誠に申し訳ございません。心よりお詫び申し上げます。

本来なら、直接お伺いしてお詫びを申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりましたことをご了承頂きたくお願い申し上げます。

○○様から頂いたこれまでの心配りに大変感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

【署名】

○○大学○○学部○○学科

氏名

住所:東京都○○区・・・・・

電話番号:○○○―○○○○―○○○○

メールアドレス:abcde@fghijk.lmn

内定辞退メールの重要ポイント

  • 件名に「内定辞退とお詫び」の文言を必ず入れて下さい
  • 誤字脱字は厳禁です。先方の社名はもちろんのこと、部門名、担当者名は絶対に間違えない事。送信前に必ず最低2度は校正しましょう
  • 誠意とお詫びの気持ちを伝えるのが重要
  • 内定辞退理由はくどくど書かず、簡潔に書きましょう。他社の情報は書かない事
  • メールアドレスを確認して確実に送信確認しましょう
  • 内定辞退を決断したら早めに送りましょう
  • 人事担当者以外にも、その会社でお世話になったリクルーターがいれば、その方にもお礼とお詫びのメールを送っておきましょう
あなたが内定を辞退することは、あなたが考えている以上に企業にとっては重い問題です。くれぐれも、誠意を尽くすことを念頭に対応してください。

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