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内定お礼メールの書き方【テンプレート付き】

内定・内々定に際してのお礼メール

内定・内々定を通知する連絡をもらった際、内定を承諾する意思をつげる、内定お礼メールを作成して送りましょう。

電話での連絡があり、承諾の意思を口頭で伝えてある場合でも、その日の内、遅くとも24時間以内にお礼のメールを送りましょう。メールだけの連絡の場合も同様です。 

お礼メールを送る理由

 電話での連絡があった場合:

内定・内々定の通知は非常に重要な連絡です。あたなにとってはもちろんですが、企業にとってもそれは同じです。ビジネスで重要な連絡をする場合は、口頭で連絡した場合でも必ず文章で残すのがセオリーです。メールは送受信履歴のデータが残るために、記録を残すという意味でも非常に便利です。

あえて電話で連絡する企業が多いのは、確実に直接「内定通知・内々定通知」を学生に伝えられることと、その場で意思確認ができることです。学生のためにいち早く連絡し、採用を確実にしたいという意図もあります。

あなたは口頭で内定承諾の意思表示をしたとしても、それは録音でもしていない限り記録には残りません。従って、あなたは確実に内定を承諾したという記録を残す意味で、お礼メールの送信が必要なのです。

メールのみの連絡があった場合:

メールのみの連絡の場合は、お礼メールがまさに内定承諾の第一報となります。まさにフォーマルなビジネスメールです。メールを受け取ったまま、何もしないと、いくら次のステップが指示されていたとしても、あなたの承諾の意思がその時まで企業側に伝わらないことになります。

指定された期日までにちゃんと意思表示をすれば良く、お礼メールを送らなくても内定・内々定を取り消されることはありません。しかしビジネスマナーとして、承諾するのであれば、お礼メールを送っていち早くあなたの意思を伝えるべきです。

お礼メールが返ってくると、人事担当も安心します。メールが正確にあなたに届いたという確認にもなります。手間も殆どかからないため、お礼メールは必ず出すようにしましょう。

 お礼メールを書く場合の注意点

 誤字脱字は厳禁

フォーマルなメールです。誤字脱字は絶対にないようにしましょう。特にセクション名、相手の氏名は絶対に間違えないようにしてください。メールを書き終えたら、送信メールアドレスも含め、送信前に必ず校正して送りましょう。

当日中、遅くとも24時間以内に送ろう

基本は連絡を受けたその日中にお礼メールを送りましょう。どんなに遅くとも24時間以内に送信してください。尚、土日や深夜に送るのは止めましょう。ビジネスアワー(9時―5時)の間に届くように送って下さい。

お礼メールは簡潔で、必要十分な内容で良い

以下の要素を入れて書きます(テンプレート参照)

  • 件名
  • 宛先になる相手の所属名称と氏名
  • 挨拶
  • 自分の大学と氏名
  • 内定のお礼
  • 抱負
  • 挨拶
  • 【署名欄】自分の氏名、所属、住所、電話番号、メールアドレス

内定お礼メールのテンプレート

以下のテンプレートを参考に、自分の言葉でアダプテーションして作成してみて下さい。

【件名】 採用内定のお礼

○○○ 株式会社

○○部○○課

○○ ○○ 様

 

お世話になっております。

○○大学○○学部○○学科の○○○○○(氏名)と申します。

本日貴社より内定の通知をいただき、

誠にありがとうございました。

 

貴社に入社して貢献できるよう、入社の日まで

これまで以上に努力してまいります。

 

まずは略儀ながらメールにてお礼申し上げます。

本当にありがとうございました。

 

【署名】

○○大学○○学部○○学科

氏名

住所:東京都○○区・・・・・

電話番号:○○○―○○○○―○○○○

メールアドレス:abcde@fghijk.lmn

お礼メールは長々と書く必要はありません。自分の気持ちを伝えることは大事ですが、上記のように簡潔にまとめましょう。余計なことを書くと誤解を与えるリスクがあります。

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