内定を獲得した企業から、内定通知書、内定承諾書を含む一連の書類が届きます。内定承諾書の郵送を求められている場合は、期日までに確実に企業の人事担当者に届けなければなりません。
内定承諾書を送る時には、添え状を作成して同封するのが常識であり、必要なビジネスマナーとされています。添え状は内定承諾書を送る時の特別な作法ではなく、ビジネスで書類を送付する場合は添え状、カバーリングレターをつけて送るのがマナーです。
社会に出る練習と思って、面倒くさがらないで行いましょう。テンプレートを使えば手間はほとんどかかりません。
添え状、カバーリングレターの役割
添え状、カバーリングレターの役割は、ものや書類を送る際、その内容を分かり易く記載し、かつ、枚数や個数を明記して、漏れが無いように送る側、受けとる側双方が確認するためのものです。
内定承諾書のような書類には、添え状に挨拶やメッセージを簡潔に記載することにより挨拶状の役割を兼務させることができます。
必要書類だけを、何のメッセージもつけずにただ送付すると、非常に事務的な印象を与えます。受け取る人によっては失礼な人と判断されてしまいます。企業の人事は基本的にはマナーに厳しい人達のため、ビジネスマナーが分かっていない学生という印象を与えてしまうでしょう。添え状を作成し、ご挨拶と入社の際する抱負のメッセージを加えて送りましょう。
添え状に必要な内容
添え状は以下の項目で構成されます。
- 宛先：企業の正式社名（フルネーム、部署名、担当者名）株式会社は（株）と略してはいけません
- 日付：文章を作成した日付（作成したら、当日、遅くとも翌日には発送）
- 送付元：自分の住所、氏名、電話番号
- 頭言：拝啓
- 時候の挨拶：○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。○○に当たる、時候は毎月違います。送る月とタイミングによってあわせます。（下記リストを参照してください）
- 5月：新緑 薫風 惜春 暮春 立夏 余花 軽夏 若葉
- 6月：初夏 向暑 梅雨 麦秋 黄梅 首夏 薄暑 梅雨寒
- 7月：盛夏 猛暑 大暑 炎暑 酷暑 灼熱 猛暑
- 8月：晩夏 立秋 残暑 残炎 新涼 秋暑 納涼
- 9月：初秋 新秋 新涼 白露 秋冷 野分 仲秋
- 10月：秋涼 秋雨 秋晴 夜長 紅葉 秋麗 初霜
- 11月：晩秋 暮秋 深秋 深冷 落葉 向寒 霜寒
- 12月：初冬 師走 寒冷 木枯 新雪 短日 歳晩
- 1月：初春 新春 寒冷 酷寒 厳寒 寒風 厳冬
- 2 月：立春 寒明 季冬 余寒 春寒 残寒 残雪
- 3 月：早春 浅春 春暖 春雪 水ぬるむ 山笑う 菜種梅雨
- 4 月：陽春 桜花 陽炎 暮春 花曇り 花冷え 春風駘蕩
- 内定のお礼：内定を頂いたことに対する、お礼を簡潔に記載する
- 抱負：今後入社まで、または入社後の抱負を簡潔に述べる
- 下記送付物を送る旨の説明と挨拶
- 結語：敬具
- 内容物の記載：記 と記載し行替えして送付物と部数の箇条書き
- 最後は、必ず「以上」の文言を付記します。以上がないと、それ以外の書類や次ページがあるかもしれないと誤解されますので、必ず必要です。
内定承諾書のテンプレート
平成◯年◯月◯日
◯◯◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
◯◯ ◯◯ 様 （内定通知書に書かれていた宛先を書きます）
〒◯◯◯-◯◯◯◯
◯◯県◯◯市◯◯
◯丁目◯番地◯号
◯◯◯◯（建物名）◯◯号
自分の氏名 ◯◯ ◯◯
自分の電話番号 XX-YYY-ZZZZ
拝啓
○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
来年4月から貴社で働けることに非常に嬉しく思っております。まだまた判らぬことばかりで、至らぬ点も多々ありますが、今後ともご指導の程よろしくお願い申し上げます。
つきましては以下の書類を同封し、送付させていただきますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
末筆になりますが、貴社のご隆盛を心よりお祈り申し上げます。
敬具
記
内定承諾書 1部
普通自動車免許証のコピー 1部
以上
書類を送る際の諸注意
- 返信用の封筒が同封されていない場合は、Ａ４サイズの白い封筒を購入して送りましょう。茶封筒は不適切です
- 表面に、「内定承諾書（正式名称に合わせて書いてください）在中」と記載する
- 添え状を一番表にして、全ての書類をクリアファイルにいれて封筒にいれます
- 送り元の自分の氏名、住所を裏面に記載して送りましょう
- 郵便料金は大型郵便になるため、切手代を確認して不足が無いように送りましょう
- 心配な場合は簡易書留で送る方法もあります
- 縦書で手書きの添え状でも良いですが、パソコンで作成すれば必要十分です
以上です。テンプレートを使用すれば、ほとんど時間がかかりません。一生お世話になるかもしれません。ほんの少しの手間は惜しまないようにしましょう。
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