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悩み解消!グループディスカッションの役割の決め方、その分担方法とは?

グループディスカッション:参加者の役割

グループディスカッションに臨む際、どういう立ち回り方をするべきかは、とても悩ましい問題です。

役割によって不利になるのでは?自分はその役割をこなせるか?不本意な役回りを押し付けられたらいやだな・・・、相手がネガティブな人ばかりだったらどうしよう・・・など、悩みはつきません。

グループディスカッションやグループワークに必須の役割の問題から解説していきましょう。

グループディスカッション:絶対に必要な役割

全くの自由討論形式で発言をまとめる必要がない場合を除き、ほとんどのグループディスカッションに絶対に必要な役割は以下の3つになります。

  • 司会(ファシリテーター)
  • 書記
  • タイムキーパー
司会と書記はどんな場合でも絶対に必要と考えてください。

また選任である必要はありませんが、タイムキーパーは機能としては重要です。とくに短い時間の中で結論をまとめなければいけない場合は、あらかじめ設定した時間通りに議論が進行するように促します。この3つは選考担当者が「あらかじめ、決めて行ってください」と指示する場合がほとんどです。

企業によっては「監視者」「アイディアを出す人」「ネガティブチェック係」「発表者」の役割分担をして行ってくださいと求めるケースもあります。役割は以下の通りです。

  • 監視者は議論があらぬ方向に行きそうなときに軌道修正し、議論が堂々巡りにならないように設定したスケジュールに合わせて注意を促す役割です
  • アイディアを出す人は、自ら積極的にアイディアを出していく役割を担います。それによって他の参加の意見を引き出すムードメーカー的役割を担います
  • ネガティブチェック係はあえて意見の欠陥や不備を指摘する、また別の見方をするべきでは、という結論を補強するためのチェック係です。(結論を壊すためのものではないので注意してください)
  • 発表者は最後に書記がまとめた板書やフリップボードで結論をプレゼンする役割です
この4つの役割は指定されない限り、あらかじめ決めるのではなく、議論のなりゆきで自然に誰かがその役を担っていくという方が一般的です。司会者が発表者を兼ねる、書記が監視役の役目を担うというケースも良くあります。

役割の決め方

グループディスカッションを行う場合に、初対面の相手なので各自がどういう人柄なのかが分かるように自己紹介や他己紹介を行ってから行うケースが一般的です。その過程で自分のグループメンバーの特徴・性格を把しておきましょう。

自薦が基本

多くの場合、5~6名で1グループになるため役割は自薦が基本になります。特に重要なのは「司会」と「書記」です。自分に向いている、自分が得意であると思う人は積極的に手をあげてください。

タイムキーパーも大事な役割ですが、タイムキーパーを専業でやる必要がないため、それほど積極的に自薦していく必要はありません。

発言するのが苦手の人はタイムキーパーを買って出てみる手はあります。またその場合でもタイムキーピングしつつ、発言するようにしてください。

役割への希望が被った場合は、話し合ってどちらかに決めてください。

仮に司会にならなくても、ファシリテーションの勘所が分かって入れば、司会以上に議論に貢献できるので固執しなくて大丈夫です。ディスカッションの時間が限られているために、役割分担で貴重な時間を浪費しないように注しましょう。

だれも自薦しなかった場合の対処法

参加者が見合ってしまって、誰からも自薦がない場合は次の3つの方法で状況を打開しましょう。

  • 自己紹介や自己PRなどのアイスブレーク時に、各自の特徴を参加者で話して「〇〇さんは向いているのでは」と他薦の理由を述べて参加者の同意を得ていく
  • 「もし〇〇さんが進行をサポートしてくれるなら私が司会をやりますよ」と条件をつけて自薦を申し出る
  • 「私が進行をサポートするので、〇〇さんがメインの司会をしてもらえませんか」と条件をつけて他薦を受け入れてもらう
役割を決めるために貴重な時間を費やすことは避けてください。それだけでダメなグループの印象を与えてしまいます。

書記は重要で、貢献度のアピールが可能

「書記」は参加者の意見を司会者と共に、うまくまとめて記録していく大切な役割で、グループのアウトプットに貢献できます。

意見をまとめていく上で論点を整理し、みんなに確認、そして記録するという貢献が可能です。

司会者が優秀であれば司会者をサポートしつつ記録します。司会者がグダグダの場合はむしろ書記が論点を整理してあげて、フィードバックするなど、かなり目立つ貢献が可能です。

ものごとを論理的に整理するのが得意、字がきれいで、まとめるのがうまい人はぜひ自薦でトライしましょう。

役割を担わなくても貢献する方法

グループディスカッションは「グループで合意形成しつつ、最良の結論を導く」が目的です。そのために貢献できれば良いのです。もちろん建設的に議論に参加することは大前提です。

「司会」や「書記」でなくても建設的な発言をしていくことで充分チームに貢献できます。

誰かの意見に対して、違う角度・視点で考えて発言することで、(それが優れた意見の場合)議論をリードすることさえできるのです。

それほど本質的な意見を自ら発言できなくても、頷きや同意をはっきり示したり、「それは~~の意味ですか?」と皆が抱きそうな疑問を代弁したりすることでも、チームワークや協調性をアピールできるます。

ひたすら明るく場を盛り上げる、笑顔でみんなをリラックスした雰囲気にして議論を活性化させることでもプラスポイントになります。

何も発言せず傍観者になることだけは絶対にやめましょう。

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