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【就活限定】オンライン・グループディスカッションを成功させる秘訣

オンライン就活の現状

新型コロナウイルスによる感染症拡大の終息の時期と、終息のカタチがなかなか見通せない状態が続いています。

新型コロナウイルスが社会に与えた悪影響は多大でしたが、リモートワークの導入をはじめ、働き方を見直し、より効率的に物事を行う方法を考える機会になったことは事実です。

就活においても、オンライン会社説明会や、自己PR動画でのエントリー、オンライン面接等の新しい手法が導入されており、企業側も学生側もそれに慣れることによって、リアルにはない、プラスの効果も感じはじめています。

例えばオンライン面接に懐疑的だった企業でも、面接をオンラインで行うしかないノーチョイス状態になって導入を決め実施したところ、「むしろ学生の細かい表情やリアクションによって、画面を通じて本音が伝わる」といった評価をしています。

学生側にとっては、リアルな面接は企業に出向いて行うために完全アウェー状態ですが、オンラインでは企業も就活生側もホーム状態になります。

就活生はメモや資料を活用できる、またスクリーン越しのコミュニケーションになるので慣れると意外にフランクに話しやすいという意見も多いのです。お互いに顔のアップの映像をみているため表情も分かるので、かえって会話がスムーズに行えるといったメリットもあります。

また交通費(宿泊費)と移動時間の節約もプラスです。時間をうまくやりくりすれば、短期間でより多くの面接をこなすこともできるのです。

もちろんオンラインでは会社のリアルな雰囲気が分からない等のデメリットもありますが、かならずしもマイナスだけではなく、プラスの側面を積極的にとらえていこうという機運になってきました。就活でも「新しい日常」が定着していくかもしれません。

既に、オンラインの面接に加え、グループディスカッションをオンライン上で行う企業も出てきました。更には翌期の就活生のためのインターンシップもオンライン化しています。

「就活の答え」ではリアルなグループディスカッションやグループワークを成功に導く様々なノウハウを提供しています。

リアルでもオンラインでもグループディスカッションの本質的なことは同じですが、この記事ではオンラインでグループディスカッションを行う場合に、特に注意しておくべきポイントをまとめて解説します。

オンライン・グループディスカッション(GD)で注意すべきポイント

オンライン会議ツールの使用になれておくこと

既にオンライン面接を経験している就活生の皆さんはオンライン会議システムやソフト(アプリ)の使用に慣れていることと思います。

しかし、WEB上でのオンライン・グループディスカッションを行うためには、チャットやスクリーンシェアといったメモや手書きのチャートなどを参加者と共有するノウハウが必要です。

オンライン面接では、ほとんど使用しないそれらの機能の使い方に慣れておくと、精神的にも余裕を持つことができます。

もし慣れていなければ、友人同士でオンラインセッションを行って、操作に慣れておきましょう。ZoomやMicrosoft teams等のアカウントを開設して本番前に、適当なテーマを設定してリハーサルをしておくことをお勧めします。

また、最近ではオンラインでグループディスカッションやグループワークを行って、その結果をフィードバックしてくれる優れた就活サービスも存在します。

全国の学生との他流試合なので、実践的な練習が可能です。人気のサービスなので、先まで予約が入っていますが、「オンラインでグループディスカッション」で検索すればすぐ見つけることができると思います。試してみて下さい。

オンラインならではの企業側のインストラクション、設定したルールに従うこと

GDの開始前に、企業側からオンライン会議システムの操作や、Web上でGDを進める上でのルール等のインストラクションがあります。

ルールは企業によって違います。意見の集約をする場合に「多数決はしないこと」、「役割をきめないで進行すること」、逆に「役割を決めて進めること」、「制限時間・時間割」等です。

ルールを決めてGDを行うのはリアルでもオンラインでも同じですが、リアルの場合いきなりディスカッションに入るのではなく、テーマについて各自が考えをまとめる「シンキングタイム」を設定して、その後参加者が各自の考えを持ち寄りディスカッションを開始する進行方法があります。

オンラインではこの「シンキングタイム」を作らないで下さいというルールが設定されるケースが多いので、そのつもりで心の準備をしておきましょう。

メンバーの自己紹介は冒頭に必ず行うこと

企業側の担当者(マスター)がGD開始前に、十分なアイスブレイクのための時間をとって参加者の自己紹介を終えていれば別ですが、企業の担当が慣れていない場合、それをせずにディスカッション開始となるケースがあります。

その場合は、かならず冒頭に各自短めの自己紹介をしてから初めてください。短めとは15秒から20秒程度です。

そして各参加者は全員の名前を覚え、会議中は〇〇さんと呼んで、誰に対しだれの発言を引用して自分の発言をするのかが明確になるような話し方をしてください。

この段階で各自、それぞれの参加者の音声が問題なく聞こえるかのチエックを行い、音声が欠けたり、くぐもったりがひどい参加者がいれば指摘し合いましょう。各自の端末や通信状況もあるので完全には修正できない場合もありますが、マイクに近づいて話したり、イヤホーンマイクの場合は位置を変えるだけでも聞きやすくなる場合があります。

ファシリテーターと発言方法を決める

自己紹介の次に必ずやるべきことは、ディスカッションをまわしていく役目を担う人を決めることです。司会、もしくはファシリテーターを決めましょう。

企業側に「役割を決めないで」と言われない限り、司会、もしくはファシリテーターを決めるのは絶必です。

オンラインGDはお互いがスクリーンを通して顔しかみえないため、参加者の微妙な感情の動きや、発言したいのか、意見がないのかが分かり難いため、みんな黙ってしまう沈黙時間ができたりします。あるいは、お互いに発言を見合わせたり、遠慮してしまい「お先にどうぞ」が連発します。

逆に発言がかぶって聞き取り難くなる各自の端末や通信状況によっておこる、聞き取り難さや微妙な時間差によって発言が混乱するなどの不都合が生じやすいのです。

そのような状況になるのを防ぐために、会議の進行役が必要なのです。(リアルでも同じですが、オンラインの方が仕切りの重要性が増します)

会議用専用システムやアプリの場合、システム上で挙手(発言)の合図を出せるものもあるので、企業側のインストラクションに従って進めてください。

発言のルールを決める

オンラインGDは各自の参加者の顔を分割画面でみていることになるため、リアルのGDとは違い、発言したい場合は挙手性にして、ファシリテーターが発言希望者を公平に差配すべきです。

参加者が慣れてきて、且つ良い雰囲気、お互いにフラストレーションがなく自然に全員の会話が弾んで生産的な議論が進むようになったら必要と感じた時に挙手をすればよいので、絶対に小学校の授業のようにやるべきということではありません。

しかし、一定のルールを初めに決めておかないと、積極的に発言する人や、全く発言できない人が生まれてしまうリスクがあるので、公平な機会が与えられるようなルールは決めておくべきなのです。

グループ全体の評価としてみたとき、どんなに素早しい発表ができたとしても、取り残されたメンバーが出てしまうとチーム全体の評価が下がってしまいますので注意してください。

オンラインGDの書記の必要性と能力

グループディスカッションのテーマやディスカッションの発表が求められるか否か、発表が求められている場合の発表のフォーマットによって書記の必要性は変わってきます。

グループディスカッションのまとめが特に必要でないパターンで、最後に各自ディスカッションの感想やそこから得たものを発表するフリーディスカッションの場合は、特に書記は必要ではないでしょう。

その場合は各自ディスカッションの要点をメモするか、タイピングして記録に残し、それを見ながら発表すればよいです。

テーマが設定され、そのテーマについてのグループとしての結論や提案をまとめて、誰かが代表で発表を求められるパターンの場合は、書記の設定は必要です。

各自の意見を箇条書きでまとめる、分かり易い図やチャートを描くなどの発表用の記録を議論の展開に従って残し、最後に発表をまとめる時間でそれを整理して清書する役割が必要になります。これはリアルでもオンラインでも同じです。

オンラインの場合は参加者からのチャットやシェアされたスクリーンの情報もあわせて処理できれば尚良いです。

そして、議論のステップごとでのまとめをその都度、参加者にスクリーンシェアしていきましょう。

参加者のITリテラシーのレベルで、どこまでやる必要があるかは違ってきますが、物事をまとめるのが上手い人、手書きの文字が読みやすくきれいな人、タイピング早くて正確な人に適した役割となります。

参加者はチャット機能を通じて、まとめ役の作業が楽になるようにしてあげるのが良いでしょう。

タイムキーパーはオンラインでも必要か

タイムキーパーはそれだけを専任でやる必要はありません。各自時間を気にしながら進めることを確認し、参加者の誰か一人が時間をリマインドしていけば良いです。

ただし、チームとしてディスカッションの結果発表が求められる場合は、ディスカッションに入る前に、全体に時間の割り振りを決めておく必要はあります。(リアルの時と同じ)

参加者がGDそのものやオンラインに慣れていなくて、時間配分を飛ばしそうになったら必ず注意して設定しましょう。そしてその段階で、誰かが時間を気にしてリマインドすることを決めておきましょう。

発表者はいつ決めるのか

発表者はあらかじめ決めておいても良いし、結論をまとめる段階で全員の合意のもとで誰かを選べばよいです。あらかじめ決められるなら、その方が後でもめないで良いという面もあります。

しかし議論の展開によっては発表者として決まっていた参加者の提案が全面的に却下されたかたちでチームの結論がまとまることもあります。

その場合は発表に「不本意さ」が現れてしまい、発表のインパクトを欠いてしまうリスクもあります。賛否がありますが、筆者は最後に話し合って決めたほうが良いと考えます。

役割が決まらない、役割を決めるべきではないという意見が出た時の対処法

役割が決まらない理由は、誰も立候補しない時と、候補が競合してお互い譲らない時が考えられます。

前者の「誰も立候補しない」場合でも、進行役(司会・ファシリテーター)は誰かが勤めないと会議がグタグタになります。誰もいない時は自ら買って出ましょう。

いないまま議論を始めてしまうとチーム全体が沈んでしまいます。

最低限、時間割の設定と挙手している参加者を公平に回して、できるかぎり全員の意見を集約していくことに集中すればよいと考えましょう。

議論していくうちに、実質的に会議をリードする参加者も出てくるので、まずは「無駄な見合いの時間」を少なくするように考え、振る舞いましょう。

「誰もやりたくないという状況で司会を引き受けた」という事実をもって、他の参加者に他の役割(書記やタイムキーパー)を引き受けてもらうことができるでしょう。

後者の「候補が競合してお互い譲らない時」はそれほど起こらないと思いますが、そのような状況でどうしても折り合えないのであれば二人で進行とまとめの役割を分け、まとめ役が発表も行うなどの役割分担をして、無駄な時間を費やさないようにしましょう。

最後に企業側が「役割を決めないで議論を行うこと」というルールを設定していない場合に、あえて「役割を決めないで議論しよう」という参加者がいる場合は、一応その理由を聞いてあげましょう。

その後で役割を分担しながら進めないと議論がまとまらず、全員落ちてしまリスクを説明して多数派を作り、抑え込みましょう。

テクニカルな問題が起こった場合の対処法

自宅のネット環境、WiFi等の影響で、画像や音声が乱れたり、場合によってはフリーズやログインし直しを繰り返さないと会議に参加できないようなテクニカルなトラブルが発生する場合があります。

その場合は、まず参加者に自分の問題を率直に伝え、相手がどういう状況で自分をみているか、問題が起こっているかを確認しましょう。

解決できない場合は企業側の会議の主催者(Joinしていれば直接か、チャットで指示を仰ぐ)、ルームを離れていればマスタールーム(主催者がいるルーム)に入って指示を仰いでください。

GDに入るインストラクションのところで、テクニカル・プロブレムが起こった場合にどうすればよいかを確認しておくことも、オンラインGDならではの注意点です。

まとめ

オンライン・グループディスカッションで注意しておくべきポイントを以下にまとめておきます。

  • オンライン会議ツールの使用になれておくこと
  • オンラインならではの企業側のインストラクション、設定したルールに従うこと
  • メンバーの自己紹介は冒頭に必ず行うこと
  • ファシリテーターと発言方法を決めること
  • 書記の必要性や能力はテーマと結果発表のレベルによって変わる
  • タイムキーパー専任は必要ないが、時間割の設定とリマインドする役割は必要
  • 発表者は議論のまとめの際に指名するのがベター
  • 役割が決まらない時の対応を頭に入れておこう
  • テクニカルな問題が起こった時の対処法を事前に担当者に確認しておこう

「就活の答え」では、グループディスカッションを成功に導く様々なノウハウを提供していますので、下記のまとめ記事を是非参考にしてください。

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