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【例文付き】最もシンプルで適切な、選考(面接)辞退の方法

就活の選考が進み、面接が始まると各社の面接のスケジュールの調整が必要になります。

次第に選考が進み、志望順位が高い企業からの内定(内々定)を獲得できたら、その企業より志望順位の低い面接に関しては「辞退」する場合も出てきます。

あるいは初期から中期段階の面接で「イメージが違った」、「やっぱり自分に合いそうにない」と思ってしまい、他社からの内定が獲得できていなくても、次回の面接を設定してくれた企業に「選考辞退」をして、他社への就活に集中したいと考えることもあるでしょう。

これらのケースは「面接の設定をしてくれた企業より、他社の選考(あるいは内定)を優先」する場合です。

一方、内定獲得の有無にかかわらず、「面接の設定をしてくれた企業の次回面接は受けてみたいが、何らかの理由で受けられない」ということも起こります。典型的なケースが面接前日から、もしくは当日急に体調を崩してしまい、面接に出席できない、「やむを得ず辞退する」ケースです。

選考(面接)辞退には、個々人、ケースバイケースで様々な理由があるものですが、共通しているのは「選考(面接)辞退の連絡を(事前に)する」ということです。

この記事では、就活生の皆さんが「不要なストレス」を感じなくても良いように、最もシンプルで適切な「選考(面接)辞退の連絡方法」を解説します。

面接の無断欠席は「やってはいけない」

企業にとって、採用活動はビジネスそのものです。学生の皆さんが現時点で「就活」をビジネスとして捉えるのは難しいかもしれませんが、社会人・職業人としてのビジネスマナーは必要です。

友人や仲間同士の会合であれば、ドタキャンや無断欠席をしても、後で嫌味を言われるくらいで済むかもしれません。でも選考(面接)は企業にとってはビジネスミーティングの一つです。

そのミーティング(面接)の時間を決め、部屋を確保し、面接官達のスケジュール、他の就活生の面接スケジュールを全て調整して、あなたに事前に連絡をしているのです。

その選考(面接)をあなたが無断欠席したら、面接官達はミーティングルームで茫然として待つことになり、その面接をセットした人事部の採用担当のメンツも丸つぶれになることは簡単に想像できると思います。

どこまでを「ドタキャン」と言うのかは別ですが、ドタキャンも同じ理由でNGです。

選考(面接)をあなたから辞退する場合は、体調不良等の止むを得ない事情を除き、どんなに遅くとも面接の前日には連絡を入れておく必要があります。

選考(面接)辞退のタイミングと方法

選考(面接)辞退を連絡する方法には、メールと電話があります。メールと電話をどう使うかは、選考(面接)辞退の理由とタイミングによって判断するのが最もシンプルで合理的です。

以下のチャートを参考にすれば、あれこれ迷わなくても済みます。①と②は連絡手段として使う順番です。

面接前日より前 or面接前日面接当日
選考(面接)を辞退したい①メール

返信が無い場合⇒

②電話

基本的にNG
選考(面接)を受けたいが、他社の予定を優先したい①メールでスケジュール変更を依頼

返信が無い場合⇒

②電話

基本的にNG
選考(面接)を受けたいが、体調等のやむを得ない理由でキャンセル①メールでスケジュール変更を依頼する理由を説明

返信が無い場合⇒

②電話

 

①電話でスケジュール変更をリクエスト

採用担当と直接話せない場合⇒

②メール

上記の「選考(面接)を受けたいが、他社の予定を優先したい」や「選考(面接)を受けたいが、体調等の理由で辞退」は、ダメ元でのリクエストです。就活生側の理由でキャンセルを申し出る場合、その次のチャンスを貰えなくても文句は言えません。

それでも何とかチャンスをもらいたいと考える場合は「誠意」を真剣に伝えるしかありません。

どんな場合でも就活生から選考(面接)の辞退、もしくはキャンセルを申し出る際は「誠意」を伝えることがビジネスマナーになります。

未練は全くない、むしろ前回の面接を「不快」であり積極的に「お断り」をする場合でも、「誠意」のカタチをつくっておきましょう。

選考(面接)辞退の連絡はメールを先行、返信が無い場合は電話でフォローが基本

選考(面接)辞退の連絡はメールを先行させ、返信が無い場合は電話でフォローすることを基本として下さい。

メールは記録が残るという点と、心理的にストレスがかかる内容を、一方的に連絡できるというメリットがあるからです。

しかしながらそのメールに返信が無い場合、メールに書いた内容が伝わったかどうかが確認し難いというデメリットもあります。

就活の採用連絡のメールアカウントが送信専用になっている場合、あなたにとどいた面接の連絡メールを返信しても、採用担当者のメールボックスに届かない場合もあります。

メールでの連絡は非常に便利ですが、確実に採用担当とやり取りできるメールアカウントであることを確認してください。

また、メールは受信側が返信しない自由もあります。その場合、あなたは自分が送ったメールが読まれたのかどうかが分かりません。開封確認で送ることもできますが、その内容まで確実に読まれたことを確認はできません。

上記で共通するのは返信がないことです。返信さえあれば、返信メールにかぶせて再度意思を伝えることで、殆どの場合終わります。

返信が無い場合は、多少ストレスを感じることもあると思いますが、電話でフォローをいれ、「辞退」する旨、もしくは「リスケジュールのお願い」を伝えるておくことをお勧めします。

直接話せなくても「辞退」の場合は、「辞退のお詫びのメールを送りました。ご確認ください」という内容を、伝言依頼で伝える、あるいは担当者の留守電に残せれば、誠意のカタチは残せます。

「リスケジュールのお願い」の場合は、「面接スケジュールの変更のお願いメールをお致しました。ご確認の上ご連絡を頂けますようお願い申し上げます」という内容を伝える電話をしましょう。電話をしても担当者と直接話ができない場合は伝言や留守電を残してください。

選考(面接)の当日キャンセルの場合は電話を先行、メールでフォローする

当日キャンセルは基本的にあってはならないことです。許されるのは、何らかの緊急事態(体調不良、事故、自然災害、身内の不幸)で辞退・キャンセルせざるを得ない場合だけです。

その場合は、緊急性に鑑み、まず採用担当に電話合連絡を入れ、辞退・キャンセルの理由とスケジュールの変更に関するお願いをします。

直接つながらない場合も考え、あらかじめメールを用意しておきましょう。電話で直接話せない場合は、「〇月〇日何時から面接予定の〇〇大学〇〇〇〇(名前)ですが、〇〇の理由によって急きょ出席できなくなってしまいました」という旨のお詫びのメールを入れておきます。「ご確認いただき、折り返しのお電話かメールの返信をお願い申し上げます」という内容の留守電を入れるか、伝言をお願いしましょう。

それも出来ない場合はメールを使用し「〇時〇分ごろ電話致しましたが、お話しできなかったため、メールにてご連絡を申し上げます」と冒頭に一言入れてから伝えたい内容を連絡しておきましょう。

尚、直接の採用担当者以外の方に伝言をお願いする場合は、相手の所属部門と氏名を聞いておきましょう。伝言を依頼する最後に「失礼ですがお名前をお伺いしてよろしいでしょうか」と聞いておきましょう。

「辞退」を決意する前に、もう一度良く考えること

あなたが既に志望度の高い、自分自身で納得度の高い企業から既に内定を獲得している場合を除き、安易に選考(面接)辞退をするのはお勧めしません。

一社も内定を確保できていない場合は当然ですが、まだ内定承諾を迷っている状況であれば、とりあえず目前の面接に真剣に向き合うことをお勧めしたいです。

「イマイチかなぁ」と思っている企業でも、面接を重ねていくうちに見方が変わることは良くあることです。

企業側には様々なタイプの人間がいます。あなたがその企業で今までに出会った社員、面接官とは全く印象が違う、魅力的な管理職や経営幹部に出会っただけで、その企業とすでに内定を得ている企業に対する評価が逆転することも普通に起こります。

一生に一回しかない大卒新卒時の就活のチャンスです。「納得して就活を終える」ことは、入社後の仕事に対する取組み方にも影響するからです。

もし「迷う」レベルであれば、最後まで可能性を追求すべきです。複数の内定を獲得して選べる状況をつくりましょう。

「辞退」を決めたら即連絡をしよう

「辞退」を決意したら即連絡を入れましょう。連絡してしまえば、他のことに集中できるし、リソースを有効に使うことができるからです。

辞退を決断した後、その結論を早く連絡することは、あなたを評価してくれた企業に対しても「誠意」を伝えることになります。

企業側は一次、二次、三次~最終面接の各選考過程で、何人通過させて、そのうちどの程度の割合で辞退者が出るかを読み込んで採用計画を立てています。

従って、各選考過程で辞退者が出ること自体、「折り込み済み」のことなので、あなたが「辞退」を申し出ても、あなたがストレスを感じる必要はありません。

しかし面接当日は論外として、前日とかの「辞退連絡」では、企業側は既に他の志望者や評価者のスケジュール調整実施済のため何もできません。

面接まで時間があるタイミングであれば、スケジュール調整がしやすく、他の候補者を追加で呼ぶなどの調整が可能になります。

決断後なるべく早く連絡した方が、あなたの心的ストレスや負担も軽く済みます。間際の辞退やキャンセルだと、企業の採用担当者から「お叱り」を受ける場合もあるので、決断したら早めに連絡をするのがお互いのためになります。

選考(面接)辞退理由はシンプルで良い

メールや電話で連絡する選考(面接)辞退理由はシンプルで良いです。正直に細かく理由を説明したり、言い訳をする必要は全くありません。それでも企業から理由を求められたりする場合はあるので、理由は説明できるようにしておきましょう。

以下の順番を参考にしてください。

①最もシンプルな理由諸般の事情により〇次面接を辞退いたします。

もしくは

一身上の都合(理由)により〇次面接を辞退させていただく、ご連絡を申し上げます

②他社の内定獲得を理由とする他社から内定を頂き、就職活動を終える決断をしました。
③内定を得ていない場合これまでの就職活動を見直し、一旦他の業界に切り替えて活動する決断をしました

まず、あなたから選考(面接)の辞退をする際は、①の諸般の事情、一身上の都合(理由)という非常に抽象的なもので良いです。

あなたに辞退の理由を正確かつ詳細に報告する義務などは全くないので、「諸般の事情、一身上の都合」で全く構いません。

ただし①の場合は、企業側から具体的な理由を聞かせてほしいといわれる場合があります。

①のパターンで良心の呵責を感じてしまう人や、具体的な理由を聞かれた場合、最も説得力のある理由が②のパターン、「他社が先行して内定を出してくれた」というものです。

更に、「内定を承諾し、就職活動を終える決断をした」という理由を加えれば、企業の側にもそれ以上聞く理由はなくなります

それでも具体的に「どこからの内定なのか」を聞かれる場合がありますが、それに対しては答える必要はありません。答えないで、「内定先より、採用活動に関して他社に情報を開示しないことで合意しているため、お答えできません」と答えればよいです。

③のパターンは、あなたが他社から内定を獲得しておらず、就職活動を継続する場合でかつ②の答えを使用したくない時です。

その企業が所属している業界の競合であれば、説得したいと考える担当者もいるでしょう。③の「一旦他の業界に切り替えて就職活動をする」ということは、就活の軸そのものの変更を決意したということになり、企業側からそれ以上の追求がし難い理由となります。

基本は「具体的な理由は説明しなくてよい」、「理由を連絡する場合は、これ以上追求しようのない(あなたの決定が覆らない)理由」をあげればよいのです。

色んな就活情報サイトや就活関連ブログに様々な理由が出ていますが、基本は上記の3つのパターンで充分です。中途半端な「自分の適性と合わない」、「イメージが違った」「スケジュールが合わない、急な予定が入った」、「活躍できる自信がない」等の理由は、企業側に「つっこみ」の余地が大きいためおすすめしません。

「辞退」を決めたのなら上記の3パターンで充分です。余計なことに時間を使うのは止めましょう。

面接辞退メールのテンプレート

緊急事態の場合以外で、選考(面接)を辞退する場合のテンプレートを掲載しておきます。

下記文面を基本に適宜アレンジして使用してみて下さい。

最も汎用性のある辞退メール

(件名)〇月〇日〇時の面接辞退のおわび(○○大学:〇〇〇〇(氏名))

(本文)

株式会社 〇〇〇(社名)

人事部 〇○課

〇〇様 (採用担当者の所属と氏名)

 

大変お世話になっております。

○○大学・○○学部・○○学科の〇〇〇〇(氏名)です。

このたび、○月○日○時にて〇次面接の予定を頂いておりましたが、諸般の事情により面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

せっかくの機会を設けていただいたところ大変申し訳ございません。

私の就職活動では、貴社より非常に丁寧に対応していただき、〇〇様はじめ社員の皆さまに深く感謝しております。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

—————————————————

○○○○(氏名)

○○大学・○○学部・○○学科 4年

携帯番号:000-0000-0000

メール:XXXX@ZZZZ.ZZZ.co.jp

—————————————————

内定獲得を理由にする場合のメール

(件名)〇月〇日〇時の面接辞退のおわび(○○大学:〇〇〇〇(氏名))

(本文)

株式会社 〇〇〇(社名)

人事部 〇○課

〇〇様 (採用担当者の所属と氏名)

 

大変お世話になっております。

○○大学・○○学部・○○学科の〇〇〇〇(氏名)です。

このたび、○月○日○時にて〇次面接の予定を頂いておりましたが、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

せっかくの機会を設けていただいたところ大変申し訳ございません。

理由といたしましては、先日ある企業より内々定の決定をいただき、内定を承諾する決意を固めたためです。

私の就職活動では、貴社より非常に丁寧に対応していただき、〇〇様はじめ社員の皆さまに深く感謝しております。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

—————————————————

○○○○(氏名)

○○大学・○○学部・○○学科 4年

携帯番号:000-0000-0000

メール:XXXX@ZZZZ.ZZZ.co.jp

—————————————————

就活の見直しを理由にする場合

(件名)〇月〇日〇時の面接辞退のおわび(○○大学:〇〇〇〇(氏名))

(本文)

株式会社 〇〇〇(社名)

人事部 〇○課

〇〇様 (採用担当者の所属と氏名)

 

大変お世話になっております。

○○大学・○○学部・○○学科の〇〇〇〇(氏名)です。

このたび、○月○日○時にて〇次面接の予定を頂いておりましたが、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

せっかくの機会を設けていただいたところ大変申し訳ございません。

貴社をはじめとして〇〇業界の面接を進めた結果、これまでの就職活動を見直し、一旦他の業界に切り替えて活動する決断をしたことが、面接を辞退させていただく理由です。

私の就職活動では、貴社より非常に丁寧に対応していただき、〇〇様はじめ社員の皆さまに深く感謝しております。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

—————————————————

○○○○(氏名)

○○大学・○○学部・○○学科 4年

携帯番号:000-0000-0000

メール:XXXX@ZZZZ.ZZZ.co.jp

—————————————————

緊急事態の止むを得ない理由でキャンセルをお願いし、且つ別の日程を依頼する場合

(件名)【緊急のご連絡】〇月〇日〇時の面接辞退のお詫びとお願い(○○大学:〇〇〇〇(氏名))

(本文)

株式会社 〇〇〇(社名)

人事部 〇○課

〇〇様 (採用担当者の所属と氏名)

 

大変お世話になっております。

○○大学・○○学部・○○学科の〇〇〇〇(氏名)です。

このたび、○月○日○時にて〇次面接の予定を頂いておりましたが、○○の理由で本日(明日)の面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。

急な○○が理由のため、直前のご連絡となり迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

私の就職活動では、貴社が第一志望であり、もし可能であれば別の日程で〇次面接の機会をいただければ幸甚です。

勝手なお願いとは承知しておりますが、貴社のご決定を再度ご連絡賜りますようお願いいたします。

直前のご連絡になり、本当に申し訳ございません。

深くお詫び申し上げます。

—————————————————

○○○○(氏名)

○○大学・○○学部・○○学科 4年

携帯番号:000-0000-0000

メール:XXXX@ZZZZ.ZZZ.co.jp

—————————————————

電話の応答はメール文を基本に応答しよう

上記のメールを基に、失礼の内容に電話でフォローすれば問題ありません。メール文を基本として以下のような電話トーク台本を想定しておけば、後は常識的な応答で対応できるでしょう。

電話を掛けた時:

お忙しいところ失礼いたします。

私は○月○日の〇時に〇次面接のご予定をいただいている、〇〇大学の○○○○(氏名)と申します。人事部○○課の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

伝えなければならないことを明確に伝える:

大変急なご連絡で恐縮ですが、〇次面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。

理由を明確に伝える(以下パターン別):

  • 理由といたしましては、先日ある企業より内々定の決定をいただき、内定を承諾する決意を固めたためです
  • 貴社をはじめとして〇〇業界の面接を進めた結果、これまでの就職活動を見直し、一旦他の業界に切り替えて活動する決断をしたことが、面接を辞退させていただく理由です
  • ○○の理由のため、直前のご連絡となり迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

謝意やお願いを誠実に伝える(以下パターン別):

  • 御社の説明会や〇次面接の際には丁寧に対応していただき、大変お世話になりました。本当に感謝しております
  • 私の就職活動では、御社が第一志望であり、もし可能であれば別の日程で〇次面接の機会をいただくことはできますでしょうか。勝手なお願いとは承知しておりますが、ご検討をお願いいたします

選考(面接)辞退はシンプルかつ適切に対応すれば良いのです。過度に気にしすぎたり、詳細まで説明しようとしないことです。この記事の内容さえ押さえておけば、殆どのケースに対応できます。

シンプルに誠意をもって対応すれば良いと考え、悔いのない、納得できる就活をしていきましょう。

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